-
2.3 文件與檔案管理制度——檔案管理
- 發布人：admin 發布時間：2021-04-28 11:43
-
人力資源管理制度案例
第一部分 綜合管理制度部分
三、水木知行文件與檔案管理制度——檔案管理
第十七條 歸檔文件的檢查：
?檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。
?文件的處理手續是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。
?與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。
?歸檔文件的保存期限：文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：
?永久保存：1.公司章程；2.股東名簿；3.規章制度及公司條例；4.董事會及股東會紀錄；5.財務報表；6.政府機關核準文件；7.不動產所有權證及其他債權憑證；8.工程設計圖；9.其他經核定須永久保存的文書。
?十年保存：1.預算、決算書類；2.會計憑證；3.事業計劃資料；4.其他經核定須保存十年的文書。
?五年保存：1.期滿或解除之合約；2.其他經核定保存五年的文書。
?一年保存：無長期保存必要者。
?須銷毀的文件須經綜合管理部部長批準，并派專人監銷。
第十八條 檔案文件的調用：
?各部門經辦人員因業務需要需調閱檔案時，應填具“調卷單”經其部門負責人批準后由綜合管理部檔案管理員調閱；
?檔案管理員接到“調卷單”經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注調閱的具體文件名稱、總份數及借出日期，將檔案交與調卷人員。“調卷單”則依預定歸還日期之先后整理，以備稽催；
?于檔案室當場借閱者，可免填“調卷單”；
?檔案歸還時，經秘書核查無誤并于"調卷單"填注歸還日期及簽字確認后，檔案即行歸入檔夾，“調卷單”由管檔人員留存備查；
?檔案的借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理；
?調卷人員對于所調案卷，不得抽換增損；
?調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應重新填寫“調卷單”不得私自授受；
?調閱檔案限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關之檔案，需經總經理、綜合管理部部長同意。
?公司重要檔案須經總經理批準后方可調卷。
第十九條 聲像檔案管理：
?聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、各種光電介質等及文字說明兩部分組成；
?聲像檔案是本公司檔案的組成部分，由綜合管理部集中統一管理；
?聲像檔案種類：
?反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料；
?各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲像資料；
?本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料；
?涉及北京水木知行人力資源管理咨詢公司權益的聲像資料；
?其它單位形成的與本公司有關的重要聲像資料；
?其它具有保存價值的聲像資料。
第二十條 電子文檔管理：
水木知行績效管理咨詢公司所有的檔案應盡可能制作成電子文檔，電子文檔與書面文檔及其他形式的文檔要分別保存。公司綜合管理部秘書負責采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。借閱電子文檔的程序同借閱檔案。
第四章 附 則
第二十一條 本制度由綜合管理部負責解釋。
第二十二條 綜合管理部負責本制度的修改。
第二十三條 本制度經總經理批準后生效，自公布之日起實施。更詳細內容請見趙國軍老師最新著作《管理核能》：如何以及激勵及績效促進企業發展一書。
京東圖書購買鏈接
當當圖書購買鏈接
有關薪酬設計以及績效考核內容請見趙國軍老師著作《薪酬設計與績效考核全案》（第三版），該書已累計印刷30余次。
京東圖書購買鏈接
當當圖書購買鏈接以上管理制度是水木知行績效管理咨詢公司研發成果，版權歸水木知行所有，任何形式復制、轉載使用請注明來自水木知行網站。
- 上一篇：2.3 文件與檔案管理制度——文件管理（二） 下一篇：2.4 辦公用品使用管理制度
